مدیریت فرایندهای کسب و کار

همراه با نرم افزار میروفایلر، یک ابزار قدرتمند مدیریت فرایند ارایه می شود که امکاناتی مانند خودکار سازی فعالیت ها، اعمال قوانین تجاری، خودکار سازی گردش اسناد، اجرای فرآیندهای سازمانی و ارتباط با سایر سیستم ها را در نرم افزار میروفایلر ممکن می سازد.

نمودار زیر، شمای کلی نحوه ارتباط سرویس دهنده فرایند با سایر اجزای محصول را مشخص می کند:

محصول مدیریت فرایند، خود از دو سرویس دهنده وب تشکیل شده است: یک نرم افزار طراحی فرایند و یک نرم افزار موتور مدیریت فرایند، که هر دو تحت وب اجرا می شوند. این مجموعه از طریق وب سرویس ها و Event ها با نرم افزار میروفایلر ارتباط برقرار می کنند. لذا علاوه بر قابلیت نصب در کنار میروفایلر، می توانند به صورت جداگانه و روی یک سرویس دهنده فیزیکی مجزا روی شبکه راه اندازی شود.

1. • نقش مدیریت فرایندهای کسب و کار در مدیریت محتوای سازمان

میروفایلر یک محصول ECM (مدیریت محتوای سازمانی) است. همراهی سرویس دهنده فرایند با این محصول می تواند مزایا و امکانات زیادی را برای مدیریت چرخه تولید و توزیع محتوا در سازمان فراهم آورد. این سرویس دهنده نقش های مختلفی را ایفا می کند. از جمله:

1. • • خودکار سازی:

مدیران سیستم می توانند فعالیت های تکراری و خسته کننده را (مانند یک ویرایش مشابه روی همه اسناد، یا توزیع و ارسال تعداد زیادی سند) به صورت فرایندی تعریف کنند که به صورت Batch اجرا می شود. این فرایند مانند برنامه ای به سادگی زبان Flow Chart ایجاد می گردد و با با انتخاب مدیر سیستم اجرا خواهد شد.

1. • • گسترش:

تعریف شده در سرویس دهنده فرایند، می توانند روی رویدادهای مختلفی که در میروفایلر اتفاق می افتد (مانند ثبت سند، ویرایش سند، ایجاد ضمیمه، ارجاع، و …) نگاشت شوند. پس از نگاشت، تمامی فرایند های نگاشت شده بلا فاصله پس از وقوع رویداد اجرا می شوند. به این شیوه مدیر سیستم می تواند تعاریف پایه سیستم میروفایلر را گسترش داده و عملیاتی به آنها اضافه کند.

1. • • اعمال قواعد تجاری:

فرایند ها می توانند به تغییرات در اسناد و اطلاعات واکنش نشان دهند و قواعد مورد نظر که در آنها تعبیه شده را پس از هر بار تغییر در سند بررسی کنند. همچنین در ادامه می توانند محتویات سند را تغییر داده و یا وضعیت آن را بروز کنند. این نوع استفاده از سرویس دهنده فرایند امکان پیاده سازی انواعی از قواعد تجاری را فراهم می کند.

1. • • گردش کار:

سرویس دهنده فرایند می تواند عملیات گردش اسناد در میروفایلر را به ازای وقوع رویدادهای مختلف، به صورت خودکار فراخوانی کند: مانند ارسال اسناد به اشخاص، تخصیص وظایف، و انتظار برای اتمام وظایف قبل از ادامه فرایند. به کمک این وسیله، امکان گردش خودکار کار بر اساس چرخه از پیش تعریف شده داخل میروفایلر فراهم می گردد.

1. • • اجرای فرایند سازمانی:

فرآیندهای پیچیده در سازمان های بزرگ می تواند توسط این محصول مدل سازی شده، و امکاناتی نظیر ایجاد اسناد بر اساس اطلاعات سایر اسناد، اعمال تغییرات و یا پر کردن فیلدهای سند از طرف کاربران، و هماهنگ سازی با سیستم ها و سازمان های خارجی برای این منظور در نظر گرفته شده اند.

1. • • یکپارچه سازی:

در سرویس دهنده فرایند امکاناتی نظیر فراخوانی وب سرویس های خارجی، ارتباط و اجرای پرس و جو روی بانک های داده، و ارایه سرویس به سایر سیستم ها به صورت وب سرویس در نظر گرفته شده است. این مجموعه از امکانات، پیاده سازی یکپارچه سازی با سایر سیستم ها را (چه به صورت Batch و چه به صورت همزمان) با استفاده از سرویس دهنده فرایند ممکن می سازد.

• هر رویدادی که از طرف سرویس دهنده میروفایلر به دست موتور فرآیند می رسد، در جدول نگاشت ها جستجو شده و تمام فرآیندهای مورد نظر کاربر جهت اجرا از این طریق استخراج می گردند و اجرا می شوند. همچنین، ممکن است فرآیندهایی وجود داشته باشند که قبلاً اجرا شده و در مرحله ای از کار متوقف شده اند و در انتظار وقوع رویدادی هستند (مانند تخصیص وظیفه). وقتی به عنوان مرحله ای از فرآیند، وظیفه ای به فردی محول می گردد، اجرای فرآیند تا انجام وظیفه توسط فرد متوقف می شود. وقتی که موتور فرآیند، رویداد تکمیل وظیفه را دریافت کند، فرآیند متوقف شده را بازیابی کرده و اجرای آن را ادامه می دهد.
• مزایای استفاده از سرویس دهنده ی فرآیند
  1. خودکار سازی روالهای سازمان
  2. ارتباط خودکار با سامانه های بیرونی
  3. اعتبار سنجی با منابع داخلی
  4. اعتبار سنجی با منابع خارجی
  5. هماهنگ سازی اطلاعات با سایر سیستم ها
  6. انجام محاسبات بر اساس منطق های تجاری
  7. طراح گردشکار و فرآیندها بصورت تحت وب و کاملا پویا با قابلیت گسترش
  8. ایجاد پیوستگی و هماهنگی در اجرای رویه ها و فرآیندهای سازمانی
  9. کاهش ریسک
  10. امکان مدیریت و بهبود فرآیندها
  11. امکان تعریف فرآیند جایگزین
  12. اعمال قواعد تجاری سازمان در هنگام ورود اطلاعات
  13. فراخوانی وب سرویس سایر سیستمها
• هر رویدادی که از طرف سرویس دهنده میروفایلر به دست موتور فرآیند می رسد، در جدول نگاشت ها جستجو شده و تمام فرآیندهای مورد نظر کاربر جهت اجرا از این طریق استخراج می گردند و اجرا می شوند. همچنین، ممکن است فرآیندهایی وجود داشته باشند که قبلاً اجرا شده و در مرحله ای از کار متوقف شده اند و در انتظار وقوع رویدادی هستند (مانند تخصیص وظیفه). وقتی به عنوان مرحله ای از فرآیند، وظیفه ای به فردی محول می گردد، اجرای فرآیند تا انجام وظیفه توسط فرد متوقف می شود. وقتی که موتور فرآیند، رویداد تکمیل وظیفه را دریافت کند، فرآیند متوقف شده را بازیابی کرده و اجرای آن را ادامه می دهد.
• مزایای استفاده از سرویس دهنده ی فرآیند
  1. خودکار سازی روالهای سازمان
  2. ارتباط خودکار با سامانه های بیرونی
  3. اعتبار سنجی با منابع داخلی
  4. اعتبار سنجی با منابع خارجی
  5. هماهنگ سازی اطلاعات با سایر سیستم ها
  6. انجام محاسبات بر اساس منطق های تجاری
  7. طراح گردشکار و فرآیندها بصورت تحت وب و کاملا پویا با قابلیت گسترش
  8. ایجاد پیوستگی و هماهنگی در اجرای رویه ها و فرآیندهای سازمانی
  9. کاهش ریسک
  10. امکان مدیریت و بهبود فرآیندها
  11. امکان تعریف فرآیند جایگزین
  12. اعمال قواعد تجاری سازمان در هنگام ورود اطلاعات
  13. فراخوانی وب سرویس سایر سیستمها
• هر رویدادی که از طرف سرویس دهنده میروفایلر به دست موتور فرآیند می رسد، در جدول نگاشت ها جستجو شده و تمام فرآیندهای مورد نظر کاربر جهت اجرا از این طریق استخراج می گردند و اجرا می شوند. همچنین، ممکن است فرآیندهایی وجود داشته باشند که قبلاً اجرا شده و در مرحله ای از کار متوقف شده اند و در انتظار وقوع رویدادی هستند (مانند تخصیص وظیفه). وقتی به عنوان مرحله ای از فرآیند، وظیفه ای به فردی محول می گردد، اجرای فرآیند تا انجام وظیفه توسط فرد متوقف می شود. وقتی که موتور فرآیند، رویداد تکمیل وظیفه را دریافت کند، فرآیند متوقف شده را بازیابی کرده و اجرای آن را ادامه می دهد.
• مزایای استفاده از سرویس دهنده ی فرآیند
  1. خودکار سازی روالهای سازمان
  2. ارتباط خودکار با سامانه های بیرونی
  3. اعتبار سنجی با منابع داخلی
  4. اعتبار سنجی با منابع خارجی
  5. هماهنگ سازی اطلاعات با سایر سیستم ها
  6. انجام محاسبات بر اساس منطق های تجاری
  7. طراح گردشکار و فرآیندها بصورت تحت وب و کاملا پویا با قابلیت گسترش
  8. ایجاد پیوستگی و هماهنگی در اجرای رویه ها و فرآیندهای سازمانی
  9. کاهش ریسک
  10. امکان مدیریت و بهبود فرآیندها
  11. امکان تعریف فرآیند جایگزین
  12. اعمال قواعد تجاری سازمان در هنگام ورود اطلاعات
  13. فراخوانی وب سرویس سایر سیستمها
• مدل سازی فرایند

سرویس دهنده فرایند در بر گیرنده یک «طراح فرایند» کامل و مبتنی بر وب است. این نرم افزار طراحی می تواند برای مدل سازی فرایند های پیچیده سازمان بر اساس استاندارد BPMN نسخه 2.0 بکار رود. با این استاندارد می توان هم فرایند های انتزاعی و هم فرایند های قابل اجرا توسط سیستم طراحی کرد. در حالت عمومی، کاربر این طراح، در مرحله اول تحلیل گران فرایند هستند. در این مرحله فرایند ها به صورت انتزاعی و سطح بالا (بدون جزئیات اجرایی) طراحی شده، و از متن برای تبیین مفهوم هر مرحله استفاده می شود.

در مرحله بعد، همین نرم افزار طراحی فرایند می تواند برای تبدیل فرایند های سطح بالا و انتزاعی به فرایند های جزئی و قابل اجرا استفاده شود. نتیجه این عمل، فرایند هایی به زبان BPMN می باشد که سرویس دهنده فرایند می تواند مفهوم اجرایی آنها را استخراج کرده و آنها را فراخوانی نماید.

دیاگرام زیر جریان کاری کلی برای تحلیل، مدل سازی، آماده سازی و راه اندازی فرآیندهای مکانیزه در سازمان ها را نمایش می دهد:

نرم افزار طراح فرایند

نرم افزار مدیریت فرآیند میروفایلر، همراه با یک نرم افزار طراحی فرآیند کامل، با امکانات متنوع، و کاملاً مبتنی بر وب ارایه می گردد.

این نرم افزار شامل یک قسمت «مرورگر » می باشد که نقش نمایش دهنده و مدیریت فرایند های طراحی شده توسط کاربر (مانند کپی و حذف آنها) را دارد که همانند مدیریت فایل در سیستم عامل ها پیاده سازی شده است. مشاهده فرایند ها، ویرایش آنها و یا ایجاد فرایند های جدید از طریق این قسمت انجام می شود.

• 1. 1. نرم افزار طراحی فرایند، مجموعه ای از فناوری های نوین را به کار می گیرد تا واسط کاربر طراحی کاملی را، مشابه نرم افزارهای طراحی که به صورت Desktop Application هستند، ارایه کند. قسمت زیادی از منطق این ویرایش گر با استفاده از JavaScript پیاده سازی شده و برای نمایش دیاگرام ها از فناوری های جدید 5 HTML و SVG (Scalable Vector Graphics) استفاده شده است.

نرم افزار طراح فرآیند به صورت کاملاً پویا اطلاعات و دیاگرام را به کاربر ارایه می کند، و مجموعه کاملی از امکانات ویرایشگر ها (نظیر Copy / Paste، Undo / Redo، Zoom ، مرتب سازی، …) در اختیار وی قرار می دهد. قسمت جعبه ابزار، مجموعه ای از فعالیت های قابل استفاده در فرایند را به کاربر نمایش می دهد و کاربر می تواند با استفاده از Drag کردن، آنها را در تعریف فرآیند خود جای دهد. خصوصیت ها و جزئیات هر فعالیت در فرآیند از طریق پنجره ویژگی ها قابل مشاهده و تعریف است.

• 1. 1. استقرار فرآیند

پس از طراحی و تصدیق صحت تعریف فرآیند، مدیر سیستم می تواند این تعاریف را در داخل موتور پردازش فرآیند مستقر کند. فرآیندهای استقرار یافته، باید کامل و صحیح بوده، همه ویژگی های الزامی آن مشخص شده باشد و قابل اجرا باشند.

فرآیند پس از استقرار توسط موتور مدیریت فرآیند ترجمه شده و آماده اجرا می گردد. مدیر سیستم می تواند فرآیندهای مستقر شده را با استفاده از واسط کاربری سیستم مشاهده نموده، و آنها را به صورت دستی اجرا کند. این روش اجرا عموماً در مورد فرآیندهای Batch که برای یکبار یا دفعات محدود اجرا طراحی شده اند استفاده می شود.

روش دیگر اجرا، نگاشت فرایند ها روی رویداد های نرم افزار میروفایلر است. هر تعدادی از فرایند های مستقر شده می توانند در فهرست اجرای یک رویداد (مانند ایجاد سند جدید در یک گروه مشخص) قرار گیرند. در این حالت، به محض وقوع رویداد، یک نمونه جدید از تمامی فرآیندهای نگاشت شده ایجاد شده و اجرا می شوند.

در استقرار فرآیندها مکانیزم نسخه گذاری به صورت کامل رعایت می گردد و هر نسخه به صورت مستقل نگهداری و ردیابی می شود. فرآیندهای در حال اجرا، در صورتی که نسخه جدیدی از فرآیند استقرار یابد، با نسخه قبلی کار خود را ادامه می دهند تا از بروز مشکلات عدم تطابق نسخ جلوگیری شود. ولی هر نمونه جدید و اجرای جدید از فرآیند با نسخه جدید اتفاق می افتد.

• • ارتباط میروفایلر و موتور فرآیند

یکپارچه سازی نرم افزار میروفایلر و سیستم مدیریت فرآیند کاملاً بر روی شبکه و با استفاده از واسط های فراخوانی از روی شبکه انجام می گردد. این واسط ها برای سایر نرم افزارها هم قابل دسترس و استفاده هستند و هیچ یک از این نرم افزارها محدود به کار با دیگری نمی باشد.

• • 1. از موتور فرآیند به میروفایلر: ارتباط با استفاده از فراخوانی وب سرویس های عمومی صورت می گیرد. این وب سرویس ها برای ارتباط میروفایلر با هر نرم افزار خارجی تعبیه شده اند و و با استفاده از آنها می توان محتوا و اسناد داخل میروفایلر را جستجو / بازیابی / بروزرسانی کرد، وظایف را به کاربران تخصیص داد و یا پیغام ارسال نمود.
    2. از میروفایلر به موتور فرآیند: سرویس دهنده میروفایلر از مکانیزم ذخیره سازی و ارسال همزمان رویدادها استفاده می کند که خود یکی از سرویس های عمومی میروفایلر است. هر سیستم خارجی می تواند با ارایه یک آدرس روی شبکه، تمایل خود را برای دریافت رویدادهای مشخصی به سرویس دهنده اعلام کند.

سرویس دهنده میروفایلر به ازای هر یک از اعمال کاربران که باعث تغییری در اطلاعات داخلی سیستم گردد، یک رویداد در صف رویدادهای خود ثبت می کند، از جمله رویدادهای زیر:

• • 1. ایجاد، ویرایش و یا حذف سند
    2. اضافه شدن، ویرایش و یا حذف ضمیمه ای از یک سند
    3. تخصیص و یا تکمیل یک وظیفه توسط یک سمت

هر سرویس دهنده خارجی می تواند روی هر تعداد از انواع رویدادهای مورد نظر، اشتراک ایجاد کند، به این معنی که این نوع رویدادها توسط سرویس دهنده میروفایلر به اطلاع آن سیستم خواهد رسید. این اشتراک، یک صف رویداد برای سرویس دهنده خارجی ایجاد نموده و باعث می گردد سرویس دهنده میروفایلر رویدادها را در این صف قرار دهد و به آدرس مشخص شده در شبکه ارسال نماید.

هر رویدادی که از طرف سرویس دهنده میروفایلر به دست موتور فرآیند می رسد، در جدول نگاشت ها جستجو شده و تمام فرآیندهای مورد نظر کاربر جهت اجرا از این طریق استخراج می گردند و اجرا می شوند. همچنین، ممکن است فرآیندهایی وجود داشته باشند که قبلاً اجرا شده و در مرحله ای از کار متوقف شده اند و در انتظار وقوع رویدادی هستند (مانند تخصیص وظیفه). وقتی به عنوان مرحله ای از فرآیند، وظیفه ای به فردی محول می گردد، اجرای فرآیند تا انجام وظیفه توسط فرد متوقف می شود. وقتی که موتور فرآیند، رویداد تکمیل وظیفه را دریافت کند، فرآیند متوقف شده را بازیابی کرده و اجرای آن را ادامه می دهد.

مزایای استفاده از سرویس دهنده ی فرآیند

1. خودکار سازی روالهای سازمان
2. ارتباط خودکار با سامانه های بیرونی
3. اعتبار سنجی با منابع داخلی
4. اعتبار سنجی با منابع خارجی
5. هماهنگ سازی اطلاعات با سایر سیستم ها
6. انجام محاسبات بر اساس منطق های تجاری
7. طراح گردشکار و فرآیندها بصورت تحت وب و کاملا پویا با قابلیت گسترش
8. ایجاد پیوستگی و هماهنگی در اجرای رویه ها و فرآیندهای سازمانی
9. کاهش ریسک
10. امکان مدیریت و بهبود فرآیندها
11. امکان تعریف فرآیند جایگزین
12. اعمال قواعد تجاری سازمان در هنگام ورود اطلاعات
13. فراخوانی وب سرویس سایر سیستمها